PM-Prozess
Der PM-Prozess beinhaltet zentrale PM-Aufgaben von der Initiierung bis zum Abschluss eines Projekts. Es handelt sich um eine stark vereinfachte Darstellung, die aber für kleine und mittelgroße Projekte eine ausreichende Grundlage bieten kann.
Die einzelnen Teilprozesse sind:
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Initiierung: Die Grundlagen des Projekts (Problemstellung, Kundenanforderungen, Ideen, Probleme, Ziele etc.) werden gesammelt, analysiert, geplant und in Form eines Projektauftrages dokumentiert. Dieser bildet die Entscheidungsgrundlage für den Projektauftraggeber (PAG).
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Planung: Wenn das Projekt offiziell gestartet ist, konkretisiert das Projektteam in der Planung die Projektinhalte (Ziele, Aufgaben, Risiken etc.).
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Durchführung & Controlling: Sobald die Planung einen ausreichenden Detaillierungsgrad erreicht hat, wird mit der Umsetzung begonnen. Parallel dazu steuert und überwacht der Projektmanager den Projektverlauf.
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Abschluss: Ein Projekt sollte genauso systematisch beendet werden, wie es begonnen wird. Erfahrungswerte (Lessons Learned) gehören kritisch reflektiert. Die Projektergebnisse müssen entsprechend evaluiert werden (on scope, on budget, on time?). Die Ergebnisse des Projektabschlusses sind in einem kurzen Abschlussbericht zu dokumentieren.
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Nachprojektphase: In der Nachprojektphase werden die Projektergebnisse genutzt. Oft ist es wichtig und ratsam, auch die Verantwortlichkeiten für die Nachprojektphase klar zu definieren.
Wichtig: Die verschiedenen Teilprozesse können zeitlich parallel ablaufen. So kann es beispielsweise sinnvoll und notwendig sein, Schritte der Planung schon während der Initiierung durchzuführen. Oder umgekehrt können Aufgaben der Initiierung während der Durchführung relevant werden (z.B. zur Initiierung einer neuen Projektphase).
Zum leichteren Verständnis der hier dargestellten PM-Methodik werden folgende Begriffe näher beschrieben und definiert:
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PM-Prozess
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Projektprozess
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Meilensteine
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Projektphasen
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PM-Methodik
PM-Prozess
Die DIN 69 904 definierte einen PM-Prozess wie folgt: „Prozess zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projektprozessen.“
Nach unserem Verständnis ist ein PM-Prozess ein generischer Managementprozess. Dieser kann auf quasi alle Projekte umgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass Sie den PM-Prozess dem jeweiligen Projekt anpassen – und nicht umgekehrt.
Der PM-Prozess beinhaltet wesentliche PM-Aufgaben, die notwendig sind, um ein Projekt systematisch und professionell zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.
Projektprozess
Der Projektprozess ist laut DIN 69904 der „Prozess, der unmittelbar die Erzielung von Projektergebnissen bewirkt.“ Damit wird im Projektprozess die Wertschöpfung im Projekt erbracht, wohingegen der PM-Prozess als (notwendiger) Overhead klassifiziert wird.
Ein Projektprozess für ein IT-Projekt kann beispielsweise wie folgt gestaltet sein (= Wasserfallmodell): Anforderungen – Analyse – Entwurf – Implementierung – Test – Inbetriebnahme – Wartung.
Der Projektprozess wird üblicherweise im Rahmen der Initiierung oder der Planung festgelegt.
Meilensteine
Meilensteine sind wesentliche Zeitpunkte in einem Projekt, an die üblicherweise Ergebnisse (= Deliverables) und Entscheidungen (= Stop-or-Go) geknüpft werden.
Die standardisierten Meilensteine des hier beschriebenen PM-Prozessmodells sind:
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Projektauftrag
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Projektdetailpläne
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Projektziele erreicht
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Projektorganisation aufgelöst
Zusätzlich werden zur Strukturierung des jeweiligen Projektablaufs (Project Life Cycle) weitere projektspezifische Meilensteine festgelegt. Dadurch erhält das Projekt eine entsprechende Struktur, was das Controlling, die Kommunikation über das Projekt und die Projektsteuerung wesentlich erleichtert.
Projektphasen
Laut DIN 69901 ist eine Projektphase ein „zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist.“ Diese Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein.
Projektphasen müssen nicht immer sequenziell aufeinander folgen – sie können sich auch teilweise überlappen – sprich parallel ablaufen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn der Zeitrahmen für das Projekt sehr eng gestaltet ist (Stichworte: speed to market, simultaneous engineering, concurrent engineering).
PM-Methodik
Eine PM-Methodik besteht aus Methoden, Instrumenten und Aufgaben zur systematischen Initiierung, Planung, Steuerung und zum Abschluss von Projekten. Der hier dargestellte PM-Prozess stellt in diesem Sinne auch eine pragmatische PM-Methodik dar.
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