Erfolgsfaktoren
Selbstverständlich gibt es unzählige Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Wir haben versucht, „10 zentrale Erfolgsfaktoren der Projektarbeit“ zusammenzufassen:
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projektwürdige Aufgabenstellung
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Projektauftrag, messbare Ziele
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Machtpromotoren
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kompetente Projektleiter und Teammitglieder
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soviel Projektmanagement wie nötig, nicht wie möglich
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zeitliche Freistellung
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klare Rollenverteilung
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gezielte Projektkommunikation
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elektronische Hilfsmittel
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PM-Kultur
Im Folgenden werden die genannten Punkte kurz erläutert.
1. Projektwürdige Aufgabenstellung
Nur projektwürdige Aufgabenstellungen werden als Projekte abgewickelt. (siehe Definition Projekt)
Es erfolgt eine sorgfältige Projektauswahl, -priorisierung und -entscheidung nach definierten Kriterien.
2. Projektauftrag, messbare Ziele
Die Rahmenbedingungen des Projekts (Ziele, Hauptaufgaben, Kosten und Ressourcen etc.) sind klar und eindeutig im Projektauftrag dokumentiert. –> Kein Projekt ohne Projektauftrag und messbare Ziele!
Es ist allen Beteiligten klar, was zum Projekt gehört und was nicht (Ziele und Nicht-Ziele).
Der Projektauftrag ist mindestens von Projektauftraggeber und Projektleiter unterzeichnet.
3. Machtpromotoren
Die Entscheidungsträger der Linie haben ein starkes Interesse am Gelingen des Projekts und halten dem Projektleiter „den Rücke frei“. –> Machtpromotoren
Der Projektauftraggeber und die beteiligten Linienvorgesetzten schaffen gemeinsam die notwendigen Rahmenbedingungen, damit das Projektteam bestmöglich arbeiten kann (z.B. zeitliche Freistellung, Kommunikation auf Führungsebene, schnelle und pragmatische Projektentscheidungen).
4. Kompetente Projektleiter und Teammitglieder
Der Projektleiter verfügt über die notwendigen Kompetenzen (fachlich, methodisch, sozial, Führungskompetenz).
Das Projektteam verfügt über die notwendigen Kompetenzen (insbesondere fachlich und sozial).
5. Soviel Projektmanagement wie nötig, nicht wie möglich
Der Projektleiter betreibt keinen „PM-Overkill“.
Methoden der Projektplanung und -steuerung werden dosiert und pragmatisch eingesetzt.
Der PM-Einsatz steigt mit der Komplexität und Schwierigkeit der Aufgabenstellung.
6. Zeitliche Freistellung
Das Projektteam (Leiter und Mitarbeiter) ist in ausreichendem Maße von der Linientätigkeit freigestellt –> Projektarbeit darf keine reine Zusatzarbeit sein.
Die zeitliche Freistellung ist mit den zuständigen Führungskräften / Linienvorgesetzten abgesprochen und gemeinsam beschlossen.
7. Klare Rollenverteilung
Der Projektleiter widmet sich primär der Projektmanagement-Funktion im Projekt (planen, steuern, organisieren, koordinieren, informieren etc.).
Der Großteil der operativen Tätigkeiten wird von den Mitgliedern des Projektteams ausgeführt.
Die Rollen, Funktionen und Aufgaben im Projekt sind klar verteilt.
8. Gezielte Projektkommunikation
Die internen und externen Anspruchsgruppen des Projekts werden gezielt über den Projektfortschritt informiert (Statusberichte, Projektsitzungen, persönliche Gespräche etc.).
Die Projektergebnisse werden (soweit möglich) zugänglich gemacht und intern wie extern vermarktet.
9. Elektronische Hilfsmittel
Elektronische Hilfsmittel wie Internet, Intranet oder e-Mail werden effizient genützt.
Die Projektplanung und -steuerung wird durch den Einsatz geeigneter Software-Tools sinnvoll unterstützt.
10. PM-Kultur
Projektmanagement funktioniert dann, wenn im Unternehmen eine entsprechende Projektmanagement-Kultur geschaffen werden kann.
Gefördert werden kann diese Kultur durch entsprechendes Führungsverhalten, geeignete Rahmenbedingungen für Projekte, eine einheitliche PM-Methodik, entsprechende Schulungsmaßnahmen, leistungs- und erfolgsorientierte Entlohnungssysteme und Weiteres mehr. (siehe hierzu auch PM-Systeme)
