Durchführung und Controlling
Sobald der Detaillierungsgrad der Planung ausreichend ist, geht das Projekt in die Realisierung. Typischerweise wird die Realisierung durch das Setzen von Meilensteinen in mehrere Durchführungsphasen (wie z.B. Ist-Analyse, Soll-Konzeption, Implementierung) unterteilt. Die Durchführungsphasen nehmen – je nach Projekt – zwischen 70 und 90 % der gesamten Projektdauer ein.
Während der Projektrealisierung sind folgende kontinuierlichen PM-Aufgaben durchzuführen:
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Information & Kommunikation
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Controlling
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Dokumentation
Parallel hierzu ist die Planung immer wieder zu überarbeiten und zu aktualisieren (= rollierende Planung)!
Information & Kommunikation
Der Projektleiter ist während der Projektrealisierung dafür verantwortlich, dass alle Projektbeteiligten in ausreichendem Maße über den Projektfortschritt informiert werden. Dies kann in Form von schriftlichen Fortschrittsberichten, Projektsitzungen, Präsentationen, persönlichen Gesprächen o.Ä. erfolgen.
Darüber hinaus hat das Projektteam für das „Projektmarketing“ zu sorgen. Projekt-marketing ist die Präsentation und werbende Darstellung eines Projekts innerhalb der beteiligten Anspruchsgruppen (intern und extern). Wesentliche Elemente sind:
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Kommunikation des Projekts unter einem eingängigen Titel
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erfolgsorientierte Darstellung des Arbeitsfortschritts
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regelmäßige Information von Entscheidungsträgern über den Projektfortschritt
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evtl. Gestaltung eines Projekt-Logos, Einrichtung einer Projekt-Webseite, Publizierung eines Projekt-Newsletters etc.
Controlling
Das Projektcontrolling ist eine Kernaufgabe des Projektleiters während der Durchführungsphasen.
Das Controlling eines Projekts besteht im Wesentlichen darin,
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mögliche Abweichungen von der Projektplanung frühzeitig vorherzusehen,
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eingetretene Abweichungen zu erkennen
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und schnell zu reagieren.
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Meilensteine bieten eine besonders gute Gelegenheit für das Controlling eines Projekts. Anlässlich dieser definierten Zwischenergebnisse können die bisherigen Projektphasen und -schritte kritisch hinterfragt und eventuell notwendige Korrekturen der Projektplanung beschlossen werden. Bei Meilenstein-Sitzungen sollten alle Projektbeteiligten anwesend sein!
Ein Controlling-Ablauf kann wie folgt gestaltet sein:
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laufende Ermittlung von aktuellen Ist-Daten
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Qualität, Leistungen, Ergebnisse
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Kosten, Arbeitsaufwände
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Zeit, Termine, Bearbeitungsdauern
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Gegenüberstellung mit den Soll-Daten
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Untersuchung eventueller Abweichungen
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Durchführung von geeigneten Gegenmaßnahmen
Ein leistungsfähiges Controlling-Instrument für kleine und mittlere Projekte sind Excel-Tabellen. Hier können sowohl Soll- und Ist-Werte dokumentiert und verglichen werden. Entscheidend ist jedoch, die Daten sauber zu dokumentieren und laufend zu aktualisieren!
Der Projektleiter ist für das Projektcontrolling verantwortlich. Er hat Auftraggeber und Lenkungsausschuss in regelmäßigen Abständen über den aktuellen Projektstatus zu informieren. Wesentliche Projektänderungen und -abweichungen sollten unmittelbar kommuniziert werden.
Sofern die Projektänderung Auswirkungen auf die im Projektauftrag definierten Rahmenbedingungen (Ziele, Umfang, Kosten etc.) haben, ist gegebenenfalls ein Änderungsantrag (= Change Request) einzuholen.
Dokumentation
Sämtliche Arbeitsschritte eines Projekts sollten möglichst lückenlos dokumentiert werden. Dies erfolgt üblicherweise durch die elektronische oder manuelle Ablage projektrelevanter Daten und Unterlagen.
Eine Projektdokumentation kann enthalten:
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dokumentierte Planungsschritte (z.B. PSP, Terminplan, Kostenplan)
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Aktennotizen
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Präsentationen, Unterlagen, Dokumente (z.B. Fortschrittsbericht)
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Ergebnisprotokolle
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Sauber dokumentierte Projekte sind im Sinne eines aktiven Wissensmanagements von großer Bedeutung. Projektverläufe sollten so transparent und nachvollziehbar wie möglich dargestellt und dokumentiert werden, damit spätere Projektteams daraus hilfreiche Informationen und Erfahrungen auf ihr Projekt adaptieren können.
Die Dokumentationsaufgabe wird in der Regel direkt vom Projektleiter oder einer administrativen Assistenz durchgeführt. Mögliche Varianten sind elektronische Projektordner (z.B. auf einem gemeinsam nutzbaren Server) oder physische Ablage ausgedruckter Unterlagen (z.B. in Projektordner).
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